4 typer af uddannelsesmøder Doodle hjælper med at koordinere

Fra at arrangere de studerendes kontortid til at organisere undervisning og udvalgsmøder, så er der meget planlægning i den akademiske verden. Selv om disse møder er vigtige for at kunne gennemføre undervisningen med succes og hjælpe med at imødekomme de enkelte studerendes behov, kræver de ofte meget tid til koordinering af møderne selv. Det er ikke nogen nem opgave at organisere og holde styr på de forskellige møder med studerende, kolleger og administrativt personale. Med travle kalendere kan det være en udfordring at finde et passende tidspunkt at mødes på, hvilket ofte bliver mere kompliceret og langvarigt, når man er afhængig af e-mail.

Men i al ærlighed behøver det ikke være så svært at planlægge møder. Jeg har brugt onlineplanlægningsværktøjet Doodle i et stykke tid til at koordinere alle mine uddannelsesmøder. Grunden er enkel: Det tilbyder en række funktioner og integrationer, der strømliner, automatiserer og fremskynder planlægningsprocessen. Det betyder, at jeg kan spare mange timer hver uge og fokusere den tid på andre vigtigere prioriteter.

Lige fra at finde et passende tidspunkt til at mødes med kolleger til at arrangere kontortid med studerende - Doodle gør mit arbejdsliv så meget nemmere. For at hjælpe andre undervisere har jeg skitseret de mange typer uddannelsesmøder, du kan planlægge med Doodle.

Mødetype 1: Udvalgsmøder

Den første måde, hvorpå Doodle kan hjælpe med at forenkle planlægningen inden for akademiske institutioner, er ved at bruge funktionen Gruppemøder. Dette er en praktisk måde at indsamle flere deltageres tilgængelighed på for at hjælpe med at identificere møder, hvor flest mulige personer kan deltage. Det er perfekt til at bestemme det bedste tidspunkt for udvalgsmøder eller undervisningsmøder og giver alle mulighed for at angive deres tilgængelighed, uden at der er behov for en kæde af e-mails frem og tilbage. Det er ikke kun trættende og kan tage dage (endda uger) at skulle bruge e-mails til at booke møder, men det kan også føre til forsinkelser i planlægningen, fejl og dobbeltbookede aftaler.

Nogle af de vigtigste fordele ved at bruge Doodle til at planlægge udvalgsmøder er bl.a:

• Undgå frustrationer for både arrangører og deltagere: Processen med at finde et mødetidspunkt, der passer begge parter, kan være vanskelig for både arrangører og deltagere. Mødearrangører skal sammensætte tilgængelighed på tværs af flere interessenter (nogle gange både interne og eksterne). Derudover kan lange e-mail-kæder i forsøget på at opnå enighed om et mødetidspunkt være en langsom proces og skabe forvirring, når du koordinerer på tværs af forskellige tidszoner. Doodles gruppemødefunktion løser dette problem ved at give alle mulighed for nemt at angive deres tilgængelighed uden at skulle sende e-mails frem og tilbage.

• Se det mest bekvemme tidspunkt på et øjeblik: Selv når enkeltpersoner svarer med deres tilgængelighed, kan det være svært at finde ud af, hvilket tidspunkt der passer til flest mulige personer. Og hvis du bruger e-mail, kræver det, at du skal filtrere gennem din indbakke (som sandsynligvis er ret fuld) for at finde alle deltagernes svar og derefter krydstjekke for at bekræfte, hvilken dag og hvilket tidspunkt der passer alle. Doodles funktion til gruppemøder gør det nemt at finde frem til de tidsrum med størst tilgængelighed med et enkelt overblik.

• Øg deltagelsen i møder: I betragtning af de traditionelle koordineringsvanskeligheder ved at finde et passende tidspunkt for flere fakultetsmedlemmer, hvis skemaer er ekstremt travle og allerede overbelastet med møder, er det ikke ualmindeligt, at en koordinator fastsætter mødetidspunkterne uden først at undersøge tilgængeligheden. Hvis man har en praktisk måde at vurdere tilgængeligheden for flere mulige tidsrum, som er enkel for både arrangøren at opstille og for fakultetet at reagere på, kan man nemmere finde frem til et tidspunkt, hvor flest mulige fakulteter kan deltage.

Mødetype 2: Kontortid med studerende

Doodle tilbyder en dedikeret funktion til en bookbar kalender, som er perfekt til planlægning af kontortid. Værktøjet gør det muligt for lærere at konfigurere en række reserverbare tidsrum, som studerende kan tilmelde sig, uden at skulle vente på, at de svarer på e-mails, og uden at skulle krydstjekke din kalender for at undgå dobbeltbookinger. Studerende modtager automatisk en kalenderinvitation, når de har valgt et af de tilgængelige tidsrum i den reserverbare kalender, som kan indeholde et link til det virtuelle mødelokale til kontortid på afstand.

Nogle af de vigtigste fordele for studerende er bl.a:

• Invitation tilmeldingsproces: Processen med at finde et gensidigt passende tidspunkt via e-mail kan være vanskelig og afskrækkende, især for de studerende, der har mest brug for hjælp. Den lethed, hvormed møder kan bookes ved hjælp af Doodles bookbare kalender, er med til at gøre kontortid meget mere indbydende og tilgængelig for alle.

• Detaljer bekræftes automatisk: Bookede mødepladser bliver automatisk bekræftet med en kalenderinvitation - det hjælper de studerende med at holde styr på og huske deres aftaler.

Nogle af de vigtigste fordele for fakultetet er bl.a:

• Forenkling af tilmeldingsprocessen: Booking Page kan hjælpe med at spare betydelig tid på at sende e-mails til alle eleverne i dine klasser. Ved [at bruge Doodles booking page-funktion er hele processen automatiseret og kræver ikke meget arbejde eller tid til at bekræfte og endda omlægge deres aftaler til kontortid.

• Være i fuld kontrol over din tidsplan (og tid): Du kan indstille specifikke regler for, hvordan du ønsker, at møder skal bookes. Du kan f.eks. indstille en minimumsvarselsperiode, hvis du vil undgå møder i sidste øjeblik (og give dig selv mulighed for at forberede dig fuldt ud i forvejen). Du kan også indstille de tilgængelige arbejdstider (f.eks. 9.00-18.00 eller 13.00-13.00, hvilket måske er bedre baseret på dine prioriteter og din arbejdsbyrde). Hvis du har en tendens til at få møderne til at overskride den tildelte tid, kan du indstille en buffertid (f.eks. 5 minutter, 10 minutter, 15 minutter osv.), så det ikke længere er muligt at holde møder i træk.

• Indhent oplysninger om mødet på forhånd: Funktionen Brugerdefinerede spørgsmål giver dig mulighed for at indsamle oplysninger om, hvad eleverne ønsker at drøfte på forhånd. Du kan indstille de brugerdefinerede spørgsmål til at være obligatoriske eller valgfrie. Dette vil hjælpe dig med at forberede møderne på forhånd og sikre, at mødet holder sig på rette spor

• Book på vegne af andre: Forestil dig, at din skole interviewer kandidater til en ledig stilling som underviser. Før der kan gives et endeligt tilbud, skal de bedste kandidater gennemgås af ledende medarbejdere og embedsmænd i bestyrelsen. Det kræver, at du booker et gruppemøde i form af et panel mellem flere interne interessenter og hver enkelt kandidat. Med Book on behalf,** **kan du nu synkronisere alle dine interne interessenters kalendere for at vise alles tilgængelighed, før du sender linket til den bookbare kalender til hver enkelt kandidat. Enkelt, hurtigt og ubesværet.

Mødetype 3: En-til-en-møder med kolleger

En anden måde, hvorpå Doodle kan hjælpe med at planlægge aftaler, er ved at bruge funktionen one-to-one meetings. Dette er en fantastisk måde at dele mulige mødeindstillinger med en kollega på, så de kan vælge den dag og det tidspunkt, der passer dem bedst.

Nogle af de vigtigste fordele ved at planlægge enkeltmøder med Doodle er bl.a:

• Identificerer gensidigt passende mødetidspunkter: Med Doodles 1:1-funktion kan du tilbyde en række forskellige tidsrum, der er tilgængelige i din kalender.

• Integrerer nemt med dine kalendere: Da dine Google- og Office 365-kalendere er forbundet via din Doodle-konto, kan du sikre, at kun tilgængelige tidspunkter vises for deltagerne. Det betyder, at du kan sige farvel til dobbeltbookinger, hvilket er en win-win for dig og alle, du mødes med. Og du behøver ikke bekymre dig om derefter at gå ind i din kalender og sende en officiel invitation - Doodle tager sig af det for dig, når mødetidspunktet er blevet bekræftet.

• Automatisk sender kalenderinvitationer: En af de måder, hvorpå planlægning af enkeltmøder på Doodle hjælper med at spare tid, er, at den automatisk sender en kalenderinvitation og eventuelt et link til dit videokonferencemøde, så I begge har detaljerne om mødet.

Mødetype 4: Tidstilmelding med gæster

En anden måde, hvorpå Doodle kan forenkle processen med at oprette møder, er ved at oprette en tidsplan med tilmeldingsmuligheder til møder med en gæstetaler eller en jobkandidat. Det kræver ofte en masse koordinering at oprette en rejseplan for gæsteprofessorer. Der er behov for at afbalancere alle de fakulteter, der ønsker at mødes med gæsten, og sikre, at gæstens rejseplan er fuld.

Et offentligt tilgængeligt tilmeldingsskema gør det nemt for fakultetet at tilmelde sig til slots på det tidspunkt, der passer dem bedst, så størstedelen af møderne kan blive fyldt op, samtidig med at der kan foretages justeringer for at hjælpe med at færdiggøre skemaet. Når de fleste mødepladser er fyldt op, er det nemt for fakultetet at koordinere indbyrdes, eventuelt bytte mødepladser eller danne par for at give plads til flere personer.

Nogle af de måder, hvorpå dette kan hjælpe med at strømline planlægningen af gæstemøder, er bl.a:

• Opret en tidsplan med begrænset tilsyn: Det kan være en langvarig og vanskelig proces at forsøge at koordinere en mødeplan blandt flere deltagere via e-mail. Ved at bruge Doodle til at koordinere booking af mødepladser kan man forenkle behovet for at samle oplysninger om tilgængelighed betydeligt og forkorte den tid, det tager at færdiggøre en gæstes rejseplan.

• Fleksibilitet for fakultetet til at justere og omlægge deres slots uden at involvere koordinatoren: Justeringer kan foretages uformelt, direkte af det fakultet, der ønsker at foretage ændringen, uden at det er nødvendigt at involvere værten.

• Frihed for politik i forbindelse med mødeplanlægning: Et af de virkelige problemer i forbindelse med planlægning af en række møder er at navigere i de politiske spørgsmål om, hvem der skal stå på skemaet, hvis det ikke er muligt at imødekomme alle mødeanmodninger. En fælles online-tilmelding med først-til-mølle-princippet kan være med til at øge gennemsigtigheden i, hvordan mødeplanen blev udarbejdet, og mindske behovet for, at koordinatoren skal afgøre, hvem der skal være med i planen og hvem der ikke skal være med.

I Hvis du er på udkig efter et planlægningsværktøj til at forbedre dine uddannelsesmødeprocesser og ønsker at sammenligne Doodle med andre løsninger, kan du besøge vores side om sammenligning af konkurrenter.

Author: Gareth Keeves **

Gareth er lektor i strategi ved Rice University og University of California, Davis. Han fik sin ph.d. i strategi fra University of Michigan. Han nyder at mødes med studerende og lære nye måder at forbedre den online uddannelsesoplevelse på.