4 Tipos de Reuniões de Educação Doodle Ajuda a Coordenar

Desde a organização do horário de expediente dos estudantes (https://doodle.com/en/resources/blog/modernize-the-student-teacher-engagement-setup-in-3-simple-steps/) até a organização do ensino e reuniões de comitês, o mundo acadêmico envolve uma grande quantidade de agendamentos. Embora essas reuniões sejam importantes para o sucesso das aulas e para ajudar a atender às necessidades individuais dos estudantes, elas muitas vezes exigem muito tempo para coordenar as reuniões. Não é tarefa fácil organizar e acompanhar as várias reuniões com estudantes, colegas e pessoal administrativo. Com horários ocupados, encontrar um horário conveniente para se reunir pode ser um desafio, o que muitas vezes se torna mais complicado e demorado, confiando no e-mail.

Mas com toda honestidade, agendar reuniões não precisa ser tão difícil. Tenho usado a ferramenta de agendamento on-line Doodle há bastante tempo para coordenar todas as minhas reuniões de educação. A razão é simples: oferece uma variedade de recursos e integrações que agilizam, automatizam e aceleram o processo de agendamento. Isso significa que posso economizar muitas horas a cada semana e recentrar esse tempo em outras prioridades mais importantes.

Desde encontrar um horário conveniente para se reunir com os colegas até organizar o horário de expediente com os estudantes, Doodle torna minha vida profissional muito mais fácil. Para ajudar outros educadores, descrevi os muitos tipos de reuniões educacionais que você pode agendar com o Doodle.

Reunião Tipo 1: Reuniões do Comitê

A primeira maneira pela qual a Doodle pode ajudar a simplificar a programação dentro das instituições acadêmicas é usando seu recurso Reunião do Grupo. Esta é uma forma conveniente de coletar a disponibilidade de vários participantes para ajudar a identificar as reuniões quando o maior número de indivíduos pode participar. É perfeito para determinar o melhor horário para reuniões de comitê ou de ensino e permite que todos indiquem sua disponibilidade, sem a necessidade de uma cadeia de e-mails de ida e volta. Confiar em e-mails para marcar reuniões não só é cansativo e pode levar dias (até mesmo semanas), mas também pode levar a atrasos de agendamento, erros e marcações de compromissos com agenda dupla.

Alguns dos principais benefícios de usar o Doodle para agendar reuniões do comitê incluem:

• Evitar frustrações tanto para os organizadores quanto para os assistentes: **O processo de encontrar um horário de reunião mutuamente conveniente pode ser difícil tanto para os organizadores quanto para os participantes. Os organizadores das reuniões precisam reunir a disponibilidade de múltiplos participantes (às vezes, tanto internos quanto externos). Além disso, longas cadeias de e-mails tentando chegar a um acordo sobre um horário de reunião podem ser um processo lento e causar confusão quando se está coordenando através de fusos horários diferentes. O recurso Reunião do Grupo Doodle resolve este problema permitindo que todos possam indicar facilmente sua disponibilidade sem a necessidade de e-mails para frente e para trás.

• Veja o horário mais conveniente num relance: Mesmo quando os indivíduos respondem com sua disponibilidade, pode ser difícil determinar qual o horário que funciona para o maior número de pessoas. E se você estiver usando e-mail, isso requer ter que filtrar através de sua caixa de entrada (que provavelmente está bastante cheia) para encontrar a resposta de cada participante e depois cruzar para confirmar qual dia e hora funciona para todos. O recurso Reunião do Grupo Doodle torna simples determinar as faixas horárias com a maior disponibilidade num relance.

• Aumentar o comparecimento às reuniões: Dadas as tradicionais dificuldades de coordenação para encontrar um horário conveniente para vários membros do corpo docente cujos horários são extremamente ocupados e já sobrecarregados com reuniões, não é incomum que um coordenador defina os horários das reuniões sem primeiro verificar a disponibilidade. Ter uma forma conveniente de medir a disponibilidade para múltiplos horários possíveis, que é simples tanto para o organizador se instalar quanto para o corpo docente responder, ajuda a identificar um horário em que o maior número de docentes possa comparecer.

Reunião Tipo 2: Horário de trabalho com estudantes

A Doodle oferece um calendário dedicado que é perfeito para agendar horários de escritório. A ferramenta permite que os professores configurem uma série de vagas de agendamento que os estudantes podem inscrever-se, sem ter que esperar que eles respondam a e-mails e cruzar a verificação de seu calendário para evitar marcações duplas. Os estudantes receberão automaticamente um convite de calendário uma vez que tenham selecionado um dos espaços de tempo disponíveis no Calendário Reservável, que pode incluir um link para o espaço de reunião virtual para horários de escritório remotos.

Algumas das principais vantagens para os estudantes incluem:

• Convite ao processo de inscrição: O processo de encontrar um tempo mutuamente conveniente por e-mail pode ser difícil e desconfortável, especialmente para os estudantes que mais precisam de ajuda. A facilidade com que as reuniões podem ser agendadas usando o Calendário de Agendamento do Doodle ajuda a tornar o horário de expediente muito mais convidativo e acessível a todos.

• Detalhes confirmados automaticamente: As vagas de reuniões reservadas são automaticamente confirmadas com um calendário de convites - ajudando os estudantes a acompanhar e lembrar de seus compromissos.

Algumas das principais vantagens para o corpo docente incluem:

• Simplificar o processo de inscrição: A página de reserva pode ajudar a economizar tempo considerável envolvido no envio de e-mails a todos os alunos de suas aulas. Ao usar o recurso da página de reservas do Doodle, todo o processo é automatizado e não requer muito trabalho ou tempo para confirmar e até mesmo remarcar suas marcações de horário de expediente.

• Tenha controle total de sua agenda (e horário): ** Você pode definir regras específicas de como deseja que as reuniões sejam agendadas. Por exemplo, você pode definir um período mínimo de aviso prévio se quiser evitar reuniões de última hora (e permitir-se preparar totalmente antes do tempo). Você também pode definir o horário de trabalho disponível (ou seja, das 9h às 18h, ou das 13h às 17h pode funcionar melhor com base em suas prioridades e carga de trabalho). Agora, se você tiver a tendência de fazer com que as reuniões excedam o tempo alocado, você pode definir um tempo de reserva (ou seja, 5 minutos, 10 minutos, 15 minutos, etc.) para que não sejam mais possíveis reuniões back-to-back.

• Colher informações sobre a reunião com antecedência: O recurso Perguntas Personalizadas permite coletar detalhes sobre o que os estudantes querem discutir com antecedência. Você pode definir as perguntas personalizadas para serem obrigatórias ou opcionais. Isto o ajudará a se preparar para as reuniões com antecedência e garantir que a reunião permaneça no caminho certo.

• Livro em nome de outros: Imagine que sua escola está entrevistando candidatos para um cargo de faculdade aberto. Antes que uma oferta final possa ser feita, os melhores candidatos precisam ser avaliados pelos altos executivos e funcionários da diretoria. Isso exige a marcação de uma reunião de grupo ao estilo de painel entre vários interessados internos e cada candidato. Com Reservar em nome,** ** você pode agora sincronizar os calendários de todos os seus participantes internos para mostrar a disponibilidade de todos antes de enviar o link do Calendário Reservável a cada candidato. Simples, rápido e sem esforço.

Reunião Tipo 3: Reuniões Individuais com Colegas

Outra forma de o Doodle poder ajudar na marcação de compromissos é usando o recurso de reuniões individuais. Esta é uma ótima maneira de compartilhar possíveis opções de reunião com um colega, permitindo-lhes então selecionar o dia e a hora mais conveniente para eles.

Alguns dos principais benefícios de agendar reuniões individuais com a Doodle incluem:

• Identifica horários de reunião mutuamente convenientes*: Com o recurso 1:1 do Doodle, você pode oferecer uma variedade de horários que estão disponíveis em seu calendário.

• Integra-se facilmente com seus calendários: **Porque seus calendários Google e Office 365 estão conectados através de sua conta Doodle, você pode garantir que somente os horários disponíveis serão mostrados aos participantes. Isto significa que você pode dizer adeus a reservas duplas, o que é um ganho para você e qualquer pessoa com quem você se encontre. E você não precisa se preocupar em entrar em seu calendário e enviar um convite oficial - Doodle cuida disso para você uma vez que o horário da reunião tenha sido confirmado.

• Transfere automaticamente convites para o calendário: Uma das formas de agendar reuniões um-a-um no Doodle ajuda a economizar tempo é que ele envia automaticamente um convite de calendário e, opcionalmente, um link para sua reunião de videoconferência, garantindo que ambos tenham detalhes da reunião.

Reunião Tipo 4: Assinatura de Compromisso com os Convidados

Outra maneira que a Doodle pode simplificar o processo de criação de reuniões é criar um horário de inscrição para a reunião com um orador convidado ou um candidato a emprego. A criação de um itinerário para os professores visitantes muitas vezes envolve uma grande coordenação. Há uma necessidade de equilibrar todos os professores que querem se encontrar com o convidado e garantir que o itinerário do convidado seja completo.

Uma folha de inscrição publicamente visível facilita a inscrição dos professores nos horários mais adequados, permitindo que a maioria das reuniões seja preenchida, ao mesmo tempo em que permite que sejam feitos ajustes para ajudar a finalizar a programação. Uma vez preenchidas a maioria das vagas de reunião, é fácil para os professores coordenarem entre si, potencialmente trocando as vagas de reunião ou emparelhando para acomodar mais indivíduos.

Algumas das maneiras que isto pode ajudar a agilizar a programação das reuniões dos convidados incluem:

• Criar um cronograma com supervisão limitada necessária: Tentar coordenar a programação de uma reunião entre vários participantes por e-mail pode ser um processo longo e difícil. O uso do Doodle para coordenar os horários das reuniões pode simplificar significativamente a necessidade de compilar informações sobre disponibilidade e encurtar o tempo necessário para finalizar o itinerário de um convidado.

• Flexibilidade para que os professores ajustem e remarquem seus slots sem envolver o coordenador: Ajustes podem ser feitos informalmente, diretamente pelo corpo docente que deseja fazer a mudança, sem a necessidade de envolver o anfitrião.

• Remover a política no agendamento de reuniões: Uma das verdadeiras questões de agendamento de uma série de reuniões é navegar na política de determinar quem está na agenda se não for possível acomodar todas as solicitações de reuniões. Uma inscrição on-line compartilhada, por ordem de chegada, pode ajudar a aumentar a transparência na forma como o horário da reunião foi formado, reduzindo a necessidade de o coordenador decidir quem deve ou não estar no horário.

Se você estiver procurando uma ferramenta de agendamento para melhorar seus processos de reuniões de educação e quiser comparar o Doodle com outras soluções, visite nossa página de comparação de concorrentes.

Autor: Gareth Keeves*

Gareth é professor de estratégia na Rice University e na University of California, Davis. Ele recebeu seu PhD em estratégia da Universidade de Michigan. Ele gosta de se encontrar com estudantes e aprender novas maneiras de melhorar a experiência educacional online.